در این مقاله، به برخی از امکانات عمومی و کاربردهای اصلی نرم افزار دبیرخانه اشاره کرده و مزایای استفاده از آنها را برای افزایش کارایی و سهولت در مدیریت مکاتبات سازمانی بررسی خواهیم کرد.

یکی از امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، قابلیت ثبت دقیق و جزئیات نامه‌هاست. این ویژگی به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات مهمی مانند شماره، تاریخ و سایر جزئیات نامه‌ها را به جای استفاده از روش سنتی و دستی، به صورت دیجیتال ذخیره کنید. همچنین، این ابزارها قابلیت جستجوی سریع و آسان نامه‌ها را فراهم می‌کنند، بنابراین شما به راحتی می‌توانید نامه‌های مورد نظر خود را پیدا کنید.

به عنوان یک نرم‌افزار دبیرخانه حرفه‌ای، یکی از ویژگی‌های بسیار مهم آن، امکان ارسال و دریافت نامه‌ها به صورت الکترونیکی و از طریق اینترنت است. با استفاده از این قابلیت، نیازی به استفاده از کاغذ و همچنین مشکلات مربوط به نگهداری و بایگانی آن نخواهید داشت. ارسال و دریافت نامه‌ها با سرعت و به روشی امن انجام می‌شود که بهبود کارایی و صرفه‌جویی در زمان و هزینه را به همراه دارد.

نرم افزار دبیرخانه به شما این امکان را می‌دهد که گردش کار تمامی نامه‌ها را در سازمان خود به صورت اتوماتیک مدیریت کنید. با استفاده از دبیرخانه آنلاین، شما قادر خواهید بود با دقت پیگیری کنید که هر نامه به کدام شخص مرتبط است و چه اقداماتی روی آن انجام شده است. این ویژگی مهم به بهبود کارایی و کاهش خطاهای انسانی در مکاتبات اداری کمک می‌کند.

در سیستم‌های قدیمی‌تر دبیرخانه، پیدا کردن یک نامه در میان حجم زیادی از نامه‌ها زمان‌بر و پرزحمت بود و منجر به تلف شدن زمان و انرژی کارکنان می‌شد. با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی، هر کارمند دبیرخانه به راحتی و در کمترین زمان ممکن می‌تواند به اطلاعات مربوط به یک نامه دسترسی پیدا کند. این ویژگی مهم، موجب  بهبود کارایی و کاهش اتلاف زمان و انرژی می‌شود.

یکی دیگر از کاربردهای بارز نرم افزارهای دبیرخانه، قابلیت گزارش‌گیری از مکاتبات اداری است. این ویژگی به شما اطلاعات دقیقی درباره تعداد نامه‌های دریافتی و ارسالی و زمان مورد نیاز برای انجام اقدامات مربوط به آنها، توسط هر یک از کارکنان، ارائه می‌دهد. با استفاده از این امکان، شما قادر خواهید بود پایش و کنترل مکاتبات را در سازمان خود بهبود ببخشید.

در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، تمام نامه‌های وارده یا صادره در سیستم شما ذخیره می‌شوند. به این ترتیب، تا زمانی که شما آنها را حذف نکنید، به آنها دسترسی خواهید داشت. این ویژگی باعث می‌شود که نیازی به استفاده از یک نرم افزار بایگانی جداگانه نداشته باشید و در همان نرم افزار دبیرخانه، به تمامی نامه‌های آرشیو شده خود دسترسی داشته باشید.

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه و بایگانی تحت وب، شما قادر خواهید بود به کارآمدتر کردن و افزایش بهره‌وری بخش‌ها کمک کنید و پتانسیل سازمان خود را برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بازگشت سرمایه فعال کنید. در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، می‌توانید بدون نیاز به در نظر گرفتن فرمت اسناد (کاغذ، فکس، ایمیل و غیره) یک پایگاه ثابت برای کنترل تمام مدارک ورودی و خروجی داشته باشید. با ثبت یک نسخه الکترونیکی از اسناد و مدارک و طبقه‌بندی آنها، می‌توانید گردش مدارک را اتوماتیک کنید.

علاوه‌براین، با قابلیت دریافت گزارش لحظه‌ای برای پیگیری گردش اسناد، زمان پردازش اطلاعات کاهش می‌یابد و سرعت ارائه خدمات به ارباب رجوع یا سایر افراد افزایش می‌یابد. در پایان، تمام اسناد به طور امن ذخیره و بایگانی می‌شوند و سیستم آرشیو الکترونیک به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق هر مرورگری پیدا کنید، به اشتراک بگذارید و سازماندهی کنید.

سایر مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی در ادامه آورده شده است:

حذف اسناد کاغذی:

در تمامی کسب و کارها، استفاده از کاغذ در فاکتورها، قراردادها و سایر اسناد بسیار مهم است. با تبدیل اسناد کاغذی به داده‌های دیجیتالی، شما می‌توانید مصرف کاغذ را کاهش داده و با آرشیو الکترونیک اطلاعات، در مورد فضای ذخیره‌سازی، هیچ نگرانی نخواهید داشت. این اقدام همچنین منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی خواهد شد.

افزایش امنیت:

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، نیاز به وابستگی به نیروی کار برای ارسال و دریافت مدارک کاهش می‌یابد. همچنین، این نرم افزار به شما کمک می‌کند دیگر با خطاهای محتمل در دبیرخانه، مانند گم شدن مدارک مهم یا آسیب دیدگی کاغذها، مواجه نشوید.

دسترسی آسان‌تر:

این ویژگی یک مزیت بسیار عالی برای کارمندان، مشتریان و پیمانکاران است. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک، اسناد و مدارک شما می‌توانند در هر مکانی که هستید، اسکن و در اختیارتان قرار گیرند.

رسیدگی سریع‌تر:

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی تحت وب، دیگر نگران مدارکی که به طور فیزیکی در حال گردش هستند نخواهید بود. شما می‌توانید در هر زمان و از هر مکان به درخواست‌ها پاسخ داده و آنها را پیگیری کنید، که این منجر به افزایش بهره‌وری نیز خواهد شد.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش، دارای مزایا و ویژگی‌های بسیاری است که شامل موارد زیر می‌شود:

- کارتابل

- ارسال پیامک

- اسکن نامه ها

- امضاء دیجیتال

- جستجوی پیشرفته

- قابلیت تعریف چندین دبیرخانه.

- سازگاری با تمام مرورگرهای وب.

- ارجاع نامه در بین کاربران شبکه

- قابلیت طبقه‌بندی در بخش‌های مختلف

- امکان تعریف دبیرخانه‌های مستقل و وابسته.

- قابلیت ثبت و صدور نامه‌های وارده و صادره.

- گزارشگیری آسان و جامع در تمامی قسمت ها

- امکان استفاده از شماره رزرو برای ثبت نامه به تاریخ قبل.

- امکان ارتباط با سیستم ایمیل برای دریافت و ارسال نامه‌ها.

- تعیین دسترسی و تعریف کاربران مختلف برای ایجاد امنیت

- قابلیت استفاده از اسکنر پیشرفته برای ارتباط با اسکنرها از داخل برنامه تحت وب.

- دموی رایگان نرم افزار به مدت 5 روز برای بررسی عملکرد و امکانات آن توسط کاربر

احتمالاً انواع مختلفی از نرم افزارهای دبیرخانه، برای شما وجود دارد که رایگان است، اما آیا با قوانین و فرایندهای سازمان شما سازگاری دارد؟ نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یک تغییر اساسی در روند کار سازمان‌ها، به ویژه ادارات دولتی، ایجاد کرده است. هدف این سیستم، جایگزینی پردازش دستی اسناد در دبیرخانه، کاهش زمان صرف شده برای جا‌بجایی اسناد، بهبود امکانات بایگانی و افزایش کارایی است. نرم افزار دبیرخانه و بایگانی بهترین ابزار برای کمک به سازمان‌های دولتی است تا اطمینان حاصل کنند که داده‌های خود را به طور امن ذخیره و بایگانی نموده و همچنین بتوانند ظرفیت ذخیره‌سازی اطلاعات را افزایش دهند. با استفاده از نرم افزار آرشیو الکترونیک، به راحتی می‌توانید به داده‌ها دسترسی پیدا کنید، آنها را بازیابی و جستجو کنید و در عین حال هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهید.