چرا کسب و کاری به اتوماسیون اداری نیاز دارد ؟
دنیای دیجیتال امروز سازمان ها را ملزم به استفاده از فناوری های نوین کرده است به طوری که سرعت تغییرات تکنولوژی زیاد یوده و سازمان ها باید همگام با این تغییرات گام بردارند که علاوه بر آن که بقایشان را حفظ کنند، بهره وری شان تضمین شود. بسیاری از سازمان ها برای همگام حرکت کردند با تغییرات به سیستم های جامع سازمان الکترونیک روی آورده اند و درنتیجه آن بهبود مدیریت و نظارت بر فرآیند کارها و عملکرد پرسنل را دریافت کرده اند اما چرا؟ زیرا سیستم ها سازمان الکترونیک به خودکار سازی فرآیند ها کمک می کنند. هدف اصلی هر کسب و کاری استفاده درست از منابع موجود و ایجاد سود است که نرم افزار اتوماسیون اداری به کسب و کارها برای رسیدن به این هدف کمک می کند نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکار سازی مکاتبات اداری باعث صرفه جویی قابل توجهی در سازمان ها می شود .این نرم افزار با زیر سیستم های مختلفی که دارد مانند زیر سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان ها در خودکار سازی فرآیند ها کمک می کند .
شرکت سماتوس با ارائه نرم افزار اتوماسیون اداری و زیر سیستم های مختلفی که دارد به سازمان ها کمک می کند تا فرآیند های سازمان را دیجیتالی کنند و از مزایای ان مانند کارایی و بهروری وافزایش عملکرد و ... در سازمان بهره مند شوند.
اتوماسیون اداری چیست ؟
مهم ترین چیزی که از نرم افزار اتوماسیون اداری باید به یاد داشته باشید این است که اتوماسیون اداری به عملکرد و ساده سازی کارها در کسب و کار کمک می کند .
نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکار سازی فرایند های سازمانی باعث کاهش خطا و در نتیجه انتقال سریع تر اطلاعات می شود . این نرم افزار یاعث می شود سازمان ها مکاتبات اداری و گردش اطلاعات و ... را با امنیت بیشتر جمع آوری تجزیه و تحلیل و مدیریت کنند .
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند
- گواهی امنیت آپا و افتا
- پشتیبانی از قفل سخت افزاری و رایانامه
- ذخیره سازی فایل های سازمانی خارج از پایگاه داده و بر روی هارد
- سرعت بالا بدلیل استفاده از تکنولوزی AJAX
- عدم نیاز به حضور در محل(مبتنی بر وب)
- امکان اتصال با سایر سیستم های سازمان
- امکان تعریف نامحدود دبیرخانه و کاربر
- امکان تعریف انواع فرآیندهای سازمانی
- ….
زیر سیستم های اتوماسیون اداری در سازمان ها
نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین در تمام سازمان ها با هر ابعادی قابل پیاده سازی است و به عنوان یک سیستم جامع اداری مزایای زیادی به سازمان ها ارائه می کند . در ادامه با زیر سیستم ها و امکانات اتوماسیون اداری در حوزه‌های مختلف آشنا خواهیم شد:
مدیریت و گردش نامه‌ها
یکی از امکانات مهم اتوماسیون اداری مدیریت و گردش نامه ها در سازمان است . این نرم افزار با زیر سیستم هایی مانند کارتابل و دبیرخانه تحت وب مدیریت ایمیل و ... امکان مدیریت کامل مکاتبات داخلی و خارجی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. که باعث کاهش خطا های انسانی می شود .
طراحی، مدلسازی و مدیریت فرایندهای
فرایند های سازمان نیاز به ابزاری برای مدلسازی و طراحی دارد . برخی از نرم افزار های اتوماسیون دارای فرایندهای از پیش تعیین شده‌ای دارند که به صورت عمومی برای تمام سازمان‌ها و کسب و کارها تعریف شده‌اند؛ اما نرم افزار اتوماسیون اداری با داشتن زیرسیستم BPMS یا نرم افزار bpms مدیریت فرایندهای کسب و کار، امکان مدلسازی، طراحی و خودکارسازی طیف گسترده‌ای از فرایندهای ساده و پیچیده اداری را برای کسب و کارها فراهم کرده است.
آرشیو اسناد
اسناد یکی از مهم ترین سرمایه های سازمان و کسب و کار ها محسوب می شود . زیر سیستم آرشیو اسناد امکان مدیریت الکترونیکی اسناد را برای سازمان ها فراهم می کند و سازمان ها خیلی راحت می توانند اسناد را بایگانی و جستوجو کنند .
مدیریت پروژه
هرچه سازمان بزرگ تر باشد تعداد پروژه ها و حجم کار ها نیز افزایش پیدا می کند . اتوماسیون اداری با استفاده از زیر سیستم مدیریت وظایف این مشکل را برطرف می کند . این سیستم با امکاناتی که داره می تواند تمام نیاز های سازمان در زمینه مدیریت کارها و وظایف را برآورده کند .
مدیریت جلسات
یکی از زیر سیستم های مهم اتوماسیون اداری ، مدیریت جلسات و رویداد‌ها است. مدیران و اعضای دیگر سازمان می‌توانند جلسات خود را، در تقویم سازمانی اتوماسیون اداری مدیریت کنند . این تقویم یکپارچگی کاملی با زیرسیستم مدیریت جلسات و همچنین اتوماسیون اداری دارد.
به چه دلایلی کسب و کارها از اتوماسیون اداری استفاده می کنند ؟
نرم افزار های اتوماسیون اداری تحت وب با خودکار کردن فرآیندهای سازمان مشارکت کارمندان را در کارهای تکراری مانند سازماندهی داده ها یا ایجاد گزارش ها کاهش می دهد .خودکار کردن سیستم های اداری ذخیره سازی اسناد کاغذی را کاهش می دهد و سرعت بازیابی اطلاعات را افزایش می دهد, این سیستم به کارمندان اجازه می دهد تا به داده های یکسانی در یک زمان دسترسی داشته باشند . به طور خلاصه، اتوماسیون اداری می تواند به شرکت ها اجازه دهد :
- افزایش بهره وری
- کاهش خطا
- امنیت داده ها
- خودکار سازی کارهای اداری
- مدیریت منابع
- بهبود همکاری بین کارمندان
- صرفه جویی در هزینه ها
- و.....
همانطور که بیان شد دلایل متعددی وجود دارد که چرا کسب و کارها به اتوماسیون نیاز دارند، از جمله افزایش بهره وری، صرفه جویی در هزینه، بهبود دقت و توانایی مقیاس پذیری عملیات و .... به عنوان مثال :
گردش های کار کارآمد
نرم افزار اتوماسیون به کسب و کارها اجازه می دهد تا فرآیندها و گردش کار را ساده کنند. این را می توان با حذف مراحل اضافی انجام داد. به زبان ساده، اتوماسیون به شما این امکان را می دهد که بر روی مهمترین وظایف تمرکز کنید.
نتایج دقیق
مزیت اصلی نرم افزار اتوماسیون کسب و کار، توانایی دستیابی به نتایج دقیق و ثابت است. با خودکار کردن فرآیندها ، می توانید اطمینان حاصل کنید که منابع داده قابل اعتمادی دارید.
توانایی مقیاس و انطباق با رشد کسب و کار
همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، ممکن است متوجه شوید که فرآیندهای دستی دیگر نمی توانند با حجم کاری افزایش یافته هماهنگ باشند. مقیاس بندی و انطباق با رشد کسب و کار یک جنبه حیاتی برای هر سازمان است. برای دستیابی به این هدف، کسب‌وکارها باید سیستم‌های انعطاف‌پذیری داشته باشند که بتوانند رشد را بدون به خطر انداختن کارایی تطبیق دهند.
همانطور که ذکر شد اتوماسیون اداری یکی سیستم هایی است که به سازمان ها در فرآیند های اداری کمک می کند . سیستم اتوماسیون اداری راهکارهای مختلفی را برای مدیریت سازمان ارائه می دهد .
شرکت سماتوس با بیش از ۲۰ سال سابقه در تولید و توسعه نرم افزارهای سازمانی ، مجموعه ای مطمئن برای اجرا و پیاده سازی سیستم های اتوماسیون اداری است. شما می توانید با مراجعه به سایت این مجموعه و دریافت مشاوره رایگان با نرم افزار اتوماسیون اداری ساده پیوند آشنا شوید.
