سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

صفحه نخست » خبر

تاریخ انتشار: ۰۱ ارديبهشت ۱۴۰۳ - ۱۲:۵۹

کد خبر: ۲۹۱۸۱۷

نسخه چاپی ارسال به دوستان ذخیره

حتما نام اتوماسیون اداری در سازمان‌های مختلف به گوشتان خورده است و برایتان سوال پیش آمده که اتوماسیون اداری چیست؟ به بیان ساده، اتوماسیون اداری به معنای استفاده از نرم افزارها، زیرسیستم‌ها و ابزارها برای بهبود، تسهیل و خودکارسازی فرآیندهای اداری و مدیریتی در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. هدف از طراحی و پیاده‌سازی این سیستم‌ها و ابزارها، کاهش وابستگی به عنصر انسانی، افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و بهبود فرآیندها است؛ اما اتوماسیون اداری چه کاربردی دارد؟ در ادامه به طور ساده و کامل با مفهوم اتوماسیون اداری و کاربردهای آن آشنا می‌شویم.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

همان‌طور که اشاره شد، سیستم یا سامانه اتوماسیون اداری، نرم‌افزاری متشکل از زیرسیستم‌ها، ابزارها و فناوری‌های متنوع است، که همگی با هدف تسهیل و بهبود هرچه بیشتر فرایندها و فعالیت‌های سازمانی و اداری و افزایش بهره‌وری سازمان و رضایت کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرند. سامانه اتوماسیون اداری در سطوح مختلف سازمان استفاده می‌شود و در حوزه‌ها و بخش‌های مختلفی کاربرد دارد.

کاربردها و قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری به زیرسیستم‌ها و ابزارهای تعبیه شده در آن بستگی دارد، اما به‌طور کلی می‌توان کاربردهای استاندارد و پایه‌ای برای اتوماسیون اداری در نظر گرفت، که در ادامه آن‌ها را باهم بررسی می‌کنیم.

سیستم اتوماسیون اداری چه کاربردهایی دارد؟

کاربردها و قابلیت‌های اتوماسیون اداری را زیرسیستم‌های آن تعیین می‌کنند و بسته به اینکه ابزارها و فناوری‌های مورد استفاده در سیستم اتوماسیون اداری چیست، کاربردها و قابلیت‌های متنوعی خواهند داشت؛ اما به‌طور کلی برخی از قابلیت‌ها و کاربردهای استاندارد سیستم اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

مدیریت مکاتبات
مدیریت اسناد
مدیریت فرایندها
مدیریت کارها و پروژه‌ها
مدیریت ارتباطات

1- مدیریت مکاتبات

مدیریت مکاتبات در اتوماسیون اداری به معنای استفاده از سیستم‌ها و فناوری‌های الکترونیکی برای بهبود و تسهیل فرآیندهای مرتبط با مکاتبات در یک سازمان است. اتوماسیون اداری این امکان را فراهم می‌کنند که از طریق آنها می‌توان نامه‌ها را ثبت، پیگیری، مدیریت و ارتباطات مرتبط با آنها را بهبود بخشید. اتوماسیون اداری و کاربردها و قابلیت‌های آن در حوزه مدیریت مکاتبات، قدمی بزرگ در راستای تبدیل شدن سازمان‌ها و کسب و کارها به سازمان بدون کاغذ است. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات عبارت‌اند از:

ثبت و ایجاد نامه‌های الکترونیکی
پاسخ و ارجاع الکترونیکی مکاتبات
گردش الکترونیکی مکاتبات در سازمان
بایگانی شخصی و سازمانی مکاتبات
دبیرخانه الکترونیکی و تخصصی
پیامرسان درون سازمانی
پیگیری و مانیتورینگ مکاتبات
جستجوی پیشرفته و دسترسی آسان به اطلاعات
مدیریت سطح دسترسی کاربران
گزارش‌گیری و تحلیل آمار مکاتبات
استفاده از فرم‌های اطلاعاتی و ارسال درخواست‌ها
و...

2- مدیریت اسناد

سیستم اتوماسیون اداری در حوزه مدیریت مستندات به شما کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت و سازماندهی مستندات در یک سازمان را بهبود بخشید. از طریق این سیستم‌ها، شما قادر خواهید بود تا مستندات را به صورت الکترونیکی ثبت، سازماندهی، جستجو و به اشتراک بگذارید. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری در حوزه مدیریت اسناد عبارت‌اند از:

ثبت اسناد و تبدیل آن‌ها به نسخ الکترونیکی
سازماندهی، دسته‌بندی و پوشه‌بندی مستندات
مدیریت دسترسی به مستندات
کارگروهی بر روی اسناد
نگهداری از نسخه‌های قبلی اسناد
جستجوی پیشرفته و سریع اسناد در بین انبوه مستندات
اشتراک‌گذاری اسناد و مرتبط کردن آن‌ها با مکاتبات
حذف اسناد کاغذی و عدم اشغال فضای فیزیکی برای نگهداری از مستندات
و...

3- مدیریت فرایندها

سیستم BPMS (Business Process Management System) یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، یک نرم‌افزار است که به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت کنند، بهبود بخشند و به صورت اتوماسیونی اجرا کنند. BPMS ابزاری است که فرآیندهای سازمان را از طریق تعریف، مدل‌سازی، اجرا، پیگیری و بهبود مراحل مختلف مدیریت می‌کند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار در اتوماسیون اداری، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با Drag&Drop نمادها و المان‌های بصری طراحی فرایند – بر اساس استاندارد BPMN 2.0 – انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را مدلسازی و خودکارسازی نمایند؛ حال با یکپارچگی زیرسیستم BPMS و اتوماسیون اداری، فرایندهای طراحی شده به راحتی در بستر اتوماسیون اداری اجرا و پیاده‌سازی می‌شوند و مدیریت می‌گردند. برخی از قابلیت‌ها و کاربردهای این زیرسیستم در اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

طراحی و مدلسازی فرایندها
بهینه‌سازی و بهبود فرایندها
تعریف جریان امضا و تاییدات نامحدود
اجرا و پیاده‌سازی فرایندها در محیط اتوماسیون اداری
مدیریت فرایندها و دسترسی به آن‌ها
طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی در فرایندها
پیگیری و نظارت بر عملکرد فرایندها
اتصال به سایر سامانه‌های سازمان
و...

4- مدیریت کارها و پروژه‌ها

یکی دیگر از کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، مدیریت کارها و پروژه‌ها است؛ با استفاده از این قابلیت، دیگر نیازی نیست برای مدیریت کارها به نرم‌افزارهای جانبی مراجعه کنید و می‌توانید در محیط اتوماسیون اداری، به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی، به سادگی فضاهای کاری تعریف نمایید، پروژه‌ها و اعضای هر کدام از آن‌ها را تعیین کنید و در نهایت کارها و وظایف را به اعضای دیگر منتسب نمایید. زیرسیستم مدیریت کارها و پروژه‌ها در اتوماسیون اداری علاوه بر این موارد، قابلیت‌های دیگری نیز دارد، که عبارت‌اند از:

مدیریت فضاهای کاری و اعضای آن‌ها
تعریف چک لیست کارها و وظایف
تعیین مهلت انجام کارها
ارسال و اشتراک‌گذاری فایل‌ها
تبادل نظر – Comment و Reply – بر روی کار
مدیریت و دسته‌بندی کارها و پروژه‌ها
و...

5- مدیریت ارتباطات

علاوه بر مدیریت مکاتبات و ارتباطات داخلی، اتوماسیون اداری در مدیریت ارتباطات با دیگر سازمان‌ها نیز کاربرد دارد؛ اتوماسیون اداری با داشتن قابلیت‌هایی مانند مدیریت ایمیل، فکس و ECE امکان ارتباط خارجی با دیگر سازمان‌ها را فراهم کرده است و علاوه بر آن، با دارا بودن زیرسیستم چندسازمان، امکان برقراری ارتباط بین تعداد نامحدودی از سازمان‌های عضو هلدینگ را فراهم نموده، تا ارتباطات بین سازمانی در بستری امن و یکپارچه صورت بگیرد. به طور خلاصه برخی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری در حوزه مدیریت ارتباطات عبارت‌اند از: