16 نکته طلایی برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب در 2024

در این مقاله کوتاه موارد مهمی که راهنمای خرید شما برای برگزیدن بهترین و مناسب ترین سیستم حضور و غیاب هستند را بیان میکنیم، تا پایان مقاله همراه ما باشید:

1-  تعیین روش احراز هویت قبل از انتخاب دستگاه حضور و غیاب

با توجه به نیاز سازمان‌ها، مؤسسات و مجموعه‌های بزرگ و کوچک با کاربری متفاوت، دستگاه‌های مختلفی برای احراز هویت طراحی، تولید و به بازار عرضه می‌شود. هرکدام از این دستگاه‌ها، روش‌های مختلفی برای احراز هویت کارکنان دارد:

• دستگاه رمزی یا کد: در این دستگاه برای هر شخص، رمز عبور (Password or Code) و عدد خاصی در نظر گرفته می‌شود که برای عبور و مرور باید ابتدا شناسه و سپس پسورد خود را وارد کند.

• دستگاه تشخیص اثرانگشت: در این حالت افراد برای ثبت تردد و عبور و مرور از اثرانگشت (Finger Print) استفاده می‌کنند که شناسه‌ای منحصربه‌فرد است. اگر دستگاه از کیفیت مناسبی برخوردار نباشد، ممکن است براثر عواملی مانند ایجاد آلودگی یا تابش مستقیم نور بر روی حس‌گر اثرانگشت، احراز هویت با مشکل روبرو شود.

• دستگاه احراز هویت با الگو کف دست: دستگاه اسکن کف دست (Palm Scanner)  با شناسایی خطوط کف دست، هویت افراد را تشخیص داده که این مورد نیز برای هر فرد منحصربه‌فرد است.

• دستگاه تشخیص چهره: در سیستم تشخیص چهره (Face Detection) فرد برای احراز هویت باید مقابل دستگاه قرار گیرد. با استفاده از دوربینی که بر روی دستگاه قرارگرفته است، چهره فرد شناسایی می‌شود و تردد او ثبت می‌شود.
• دستگاه تشخیص عنبیه: یکی دیگر از دقیق‌ترین و بهترین دستگاه‌های احراز هویت، دستگاه تشخیص عنبیه (Iris) یا چشمی است که در این روش باید فرد در مقابل دستگاه قرار گیرد و با توجه به فاکتور عنبیه، چهره او شناسایی می‌شود.
• دستگاه شناسایی کارت: در این مدل، به هر کاربر یک کارت مخصوص اختصاص داده می‌شود که در زمان تردد، فرد کارت را به دستگاه نزدیک کرده و سریال کارت توسط دستگاه خوانده‌شده و تردد فرد ثبت می‌شود. معمولاً از کارت‌های بدون تماس یا Rfid برای این منظور استفاده می‌شود. البته درگذشته مدل‌های دیگری چون کارت پانچی یا مغناطیسی نیز مرسوم بوده که در حال حاضر، دیگر استفاده نمی‌شود.

با توجه به توضیحات ارائه‌شده، اولین فاکتور قبل از تهیه و خرید سیستم حضور غیاب، انتخاب روش شناسایی کاربر با توجه به تعداد کاربران، شرایط نصب و بهره‌برداری، نیاز، سلیقه و بودجه کارفرما می‌باشد.

2-  نوع ارتباط و چگونگی انتقال داده‌ها

دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد موجود در بازار ایران، چه ساخت داخل و چه سیستم‌های کره‌ای و چینی وارداتی، با توجه به محدودیت‌های کاربران، روش‌های مختلفی را برای انتقال اطلاعات از دستگاه به نرم‌افزار حضور غیاب ارائه نموده‌اند که از مرسوم‌ترین و پراستفاده‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• از طریق وای فای (WIFI) یا بی‌سیم (Wireless)
• فلش (USB)
• به‌صورت آنلاین
• از طریق شبکه LAN (TCP/IP)

به‌صورت کلی انتقال اطلاعات در سامانه حضور غیاب به یکی از روش‌های فوق صورت می‌گیرد.

3-  امکان دسترسی آنلاین به سامانه حضور و غیاب

اگر شرایط کاری شما به‌گونه‌ای است که نیاز دارید در هر ساعت و هر مکان، کارکنان خود را زیر نظر بگیرید و نحوه کار آن‌ها را ارزیابی کنید باید امکان دسترسی آنلاین به سامانه حضورغیاب را هم  مدنظر داشته باشید.
آیا دستگاه حضور غیاب امکان دسترسی آنلاین به سامانه حضوروغیاب را دارد؟

4-  کشور تولیدکننده و برند دستگاه

باید قبل از خرید درباره برند، کیفیت، قابلیت‌ها و کشور سازنده دستگاه تحقیق کرده و از شرکت‌های معتبر خرید کنید؛ زیرا سرعت، کیفیت و فنّاوری محصول در میزان بهره‌وری سیستم، بسیار اهمیت دارد. در ادامه قصد داریم به معرفی چند برند معروف و معتبر رایج در بازار ایران بپردازیم.
از بهترین برندهای دستگاه حضور غیاب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برند سوپریما (Suprema): برند کره‌ای سوپریما که یکی از معروف‌ترین و پرطرفدارترین برندهای دستگاه حضور غیاب است. این دستگاه دارای بهترین فناوری برای تشخیص اثرانگشت است.

• برند ویردی (Virdi): یکی دیگر از بهترین برندها، که دفتر مرکزی آن در شهر سئول کره جنوبی واقع‌شده است و در بازار ایران بسیار پرفروش می‌باشد؛ برند ویردی است که سابقه ارائه آن در بازار ایران بیش از 15 سال است! سیستم‌های بیومتریک این برند (دستگاه حضور و غیاب virdi)، بهترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت را در میان سیستم‌های مشابه در بازار دارد.

• برند ZKteco: برند ZK یک برند چینی معروف است که با تولید دستگاه‌های تشخیص هویت بیومتریک، یکی از شرکت‌های برتر در این حوزه می‌باشد.

برندهای عنوان شده، 3 مورد از برندهای کره ای و چینی پرطرفدار و مطرح در بازار ایران هستند.

5-  در نظر گرفتن محل نصب و شرایط محیط کار

یکی دیگر از عوامل مهم در انتخاب دستگاه، محیط کار و نوع فعالیت شماست. برای مثال: اغلب در محیط‌های کارگاهی و صنعتی که کارکنان با مواد شیمیایی کار می‌کنند، امکان مشکل در تشخیص اثرانگشت وجود دارد. پس دستگاه‌های کارتی و تشخیص چهره و عنبیه بهترین انتخاب خواهند بود.
باید توجه داشته باشید که بهترین مکان برای قرار دادن این دستگاه، در قسمت ورودی است؛ زیرا افراد در هنگام ورود یا خروج می‌توانند به‌راحتی، اطلاعات تردد خود را ثبت کنند.

انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید متناسب با نوع صنعت صورت گیرد تا فرآیند شناسایی و احراز هویت کاربر به بهترین نحو ممکن انجام شود.

6-  گارانتی، خدمات پس از فروش و نحوه پشتیبانی

به‌طورمعمول سیستم حضورغیاب اصلی و باکیفیت، باید دارای گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش باشد. به همین منظور قبل از خرید دستگاه، توجه به شرایط ارائه خدمات و نحوه پشتیبانی شرکت فروشنده، ضروری است.
نمایندگی‌های معتبر فروش محصولات الکترونیکی و به‌ویژه سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد، دستگاه را با گارانتی تعمیر یک‌ساله ارائه می‌نمایند.
شاید لازم باشد بدانید که در صورت آسیب دستگاه به دلایل زیر، دستگاه از اعتبار گارانتی خارج می شود:

• ایجاد هرگونه خدشه یا وارد شدن هرگونه آسیبی به کارت گارانتی و هولوگرام دستگاه
• عدم مطابقت شماره سریال کارت گارانتی با سریال دستگاه
• وارد شدن هرگونه صدمه فیزیکی به دستگاه
• نوسان برق
• باز کردن و تعمیر دستگاه توسط افراد غیرمجاز
• نفوذ مایعات به سیستم
• به‌روزرسانی Firmware دستگاه بدون هماهنگی با شرکت و از منابع غیرمجاز
• نصب و راه‌اندازی توسط افراد غیرمجاز

پس قبل از خرید، نصب و راه‌اندازی سیستم، از ارائه خدمات کامل سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و به‌موازات آن، گارانتی معتبر دستگاه، اطمینان حاصل فرمایید.

7-  قیمت مناسب و بودجه شرکت

بعد از بررسی نیاز مجموعه و تعداد کارکنان، عامل تأثیرگذار در انتخاب مدل دستگاه، قیمت و بودجه موردنظر کارفرماست! معمولاً دستگاه‌های تردد کارتی و رمز دارای قیمت‌های کمتر و سیستم‌های بیومتریک اثرانگشت، چهره و عنبیه دارای قیمت‌های بیشتری هستند.

نکته حائز اهمیت این است که انتخاب دستگاه باکیفیت، با توجه به عملکرد مناسب، دقت و سرعت در انجام محاسبات موردنیاز و امکان جلوگیری از تقلب و خطاهای کاربری، در بلندمدت در کاهش هزینه‌های کارفرما، چه ازنظر زمان و چه نیروی انسانی، تأثیر به سزایی خواهد داشت.
آیا قیمت دستگاه با بودجه ما هم‌خوانی دارد؟

8-  داشتن نرم‌افزار حضور غیاب یا اپلیکیشن

برای راحتی کار مدیران و نظارت به عملکرد کارمندان ، نرم‌افزارهایی طراحی‌شده که با دریافت اطلاعات تردد افراد از دستگاه‌های حضور و غیاب، گزارش عملکرد هر کاربر را بر اساس برنامه و شیفت تعیین‌شده برای او، ارائه خواهد داد.
قیمت نرم‌افزار حضور و غیاب بر اساس امکانات، قابلیت‌ها و نوع نصب، گزارش‌های قابل‌ارائه، تعداد پرسنل، تعداد دستگاه ورود و خروج و نوع نرم‌افزار متفاوت می‌باشد.
به‌طورکلی، نرم‌افزارهای حضور و غیاب در 3 نوع تحت وب، ویندوز و آنلاین ارائه می‌شود که جزئیات هرکدام به شرح زیر می‌باشد:

• نرم‌افزار تحت وب : در نسخه وب نرم‌افزار، الزامی برای نصب برنامه روی سیستم کامپیوتری شخص وجود ندارد و کاربران با واردکردن لینک دسترسی در مرورگر خود، می‌توانند به محیط نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.

• نرم‌افزار آنلاین : این نرم‌افزار مشابه نرم‌افزار تحت وب است با این تفاوت که شما با داشتن اینترنت می‌توانید در هر زمان و مکانی از سیستم حضوروغیاب خود استفاده کنید.
• نرم‌افزار سیستم‌عاملی یا ویندوزی : در این حالت، برای دسترسی به محیط نرم‌افزار، لازم است که برنامه بر روی سیستم افراد (کامپیوتر یا موبایل) نصب شود.

امکان اتصال دستگاه حضور غیاب به نرم‌افزار یک ویژگی بسیار مهم است، چرا که دستگاه ساعتزنی به تنهایی فقط عمل ثبت تردد را انجام می‌دهد و اموری مانند گزارش گیری یا تعیین دسترسی افراد به اطلاعات تردد و… بر عهده نرم‌ افزار حضور و غیاب است.

9-  کیفیت و سرعت سیستم حضور غیاب

در هنگام خرید دستگاه ابتدا به برند آن دقت کرده، سپس دستگاهی باکیفیت و سرعت قابل‌قبول را انتخاب کنید. اگر تعداد پرسنل شما زیاد است، بهتر است دستگاهی که دارای دقت و سرعت شناسایی بالا است را انتخاب نمایید. معمولاً در مکان‌های پرتردد از سیستم‌های تشخیص چهره یا اثرانگشت استفاده می‌شود.

10-  اعتبار مجموعه‌ی فروشنده

باید دقت کنید که  هنگام خرید سیستم حضور غیاب به شرکتی مراجعه کنید که به‌اندازه کافی شهرت و محبوبیت داشته باشد تا گارانتی و خدمات پس از فروش معتبری به شما ارائه دهند. همچنین خیال شما ازنظر کیفیت بالا و اصالت دستگاه راحت باشد.
اطلاع از مزایای خرید از نمایندگی دستگاه حضور و غیاب معتبر، میتواند کاربر را ترغیب نماید که خریدی مطمئن از مرجعی معتبر داشته باشد.

11-  داشتن باطری داخلی یا امکان اتصال به (UPS)

اگر امکان قطعی برق در محل نصب سامانه ورود و خروج وجود دارد یا‌ نیاز است که به‌صورت سیار از آن استفاده کنید، بهتر است در هنگام خرید، سیستم انتخابی شما دارای باتری داخلی (Ups) باشد و یا امکان اتصال به UPS را داشته باشد تا در هنگام قطع شدن برق، برق موردنیاز دستگاه تأمین‌شده و ثبت ورود و خروج کارمندان امکان‌پذیر باشد.

12-  نحوه‌ی انجام تنظیمات و مدیریت سیستم حضور غیاب

از دیگر موارد مهم در انتخاب سیستم حضور و غیاب، منوی آسان و راحتی انجام تنظیماتی چون: تعریف و حذف کاربر، تنظیم ارتباط دستگاه و نرم‌افزار، دریافت اطلاعات تردد از دستگاه، تنظیم ساعت و تاریخ و… برای کاربر می‌باشد.
معمولاً در دستگاه‌های ساعت زنی، تنظیمات به دو صورت آنلاین (از طریق نرم‌افزار) یا به‌صورت آفلاین (دسترسی مستقیم به دستگاه حضوروغیاب) انجام‌پذیر است که با توجه به شرایط نصب و نیاز کاربر، سطح دسترسی و شرایط محیطی، می‌توانید در هنگام خرید یکی از دو حالت را انتخاب کنید.

13-  نحوه تخمین تعداد دستگاه حضور غیاب موردنیاز

بر اساس تعداد کارکنان مجموعه، تعداد ورودی و خروجی مجموعه و زمان تردد، تعداد دستگاه موردنیاز مشخص خواهد شد. به‌عنوان‌مثال در کارخانه‌ها در هنگام رسیدن سرویس، ممکن است بیش از 500 نفر، به‌صورت هم‌زمان بخواهند تردد خود را ثبت کنند. درواقع تعداد سیستم موردنیاز، با توجه به بزرگی مجموعه و بودجه قابل‌تغییر است. درنتیجه باید به تعدادی در محل نصب شود که در زمان پیک تردد، از ایجاد بی‌نظمی و صف‌های طولانی جلوگیری نماید.

انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب، باید با حساسیت لازم و شناخت عوامل تأثیرگذار در خرید دستگاه حضور غیاب صورت گیرد تا محصول برایمان کاربردی باشد و بتوان از همه امکانات آن به‌خوبی بهره‌مند شد.

در واقع بهترین دستگاه حضور و غیاب ویژگی های زیر را دارد:

• قیمت منطقی و متناسب با امکانات و کاربردهای دستگاه حضور و غیاب
• قابلیت ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به رفت و آمد کاربران در بلندمدت
• قابلیت اتصال به نرم افزارهای مختلف جهت ارائه آمارهای کاربردی برای مدیریت
• استحکام بدنه و بهره مندی از متریال های درجه یک در ساخت دستگاه
• بهره مندی از گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش از سمت شرکت ارائه دهنده
• امکان سرویس و تعمیر دستگاه توسط نمایندگی رسمی داخل کشور
• بهره مندی از آخرین تکنولوژی های روز دنیا
• استفاده از متدهای پیشرفته اعتبارسنجی جهت به حداقل رساندن خطای دستگاه حضور و غیاب
• امکان تعریف حالت های مختلف برای کاربران و انعطاف پذیری دستگاه ها

14- ظاهر دستگاه ثبت ورود خروج و قابلیت‌های جانبی آن

اگر شکل ظاهری دستگاه، ابعاد و امکاناتی مانند قابلیت شناسایی از طریق اثرانگشت، چهره، کارت، رمز، تشخیص عنبیه، ارتباط شبکه، خروجی Usb، امکان اتصال به سیستم Bms، اعلام حریق و… برای کارفرما اهمیت دارد، باید در هنگام خرید به موارد زیر به طور ویژه دقت کنیم: 

برای خواندن نسخه کامل مقاله راهنمای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب + 16 نکته طلایی به آدرس زیر مراجعه نمایید:

https://iranacs.com/the-best-attendance-device